新しいことをやるときは、その後の管理を考えること。

暑い季節になりました。

この時期になると、介護のために祖母の家に通っている母親が必ず愚痴を言うことがあります。

それは、

「草木の水やりのために早起きしければいけないのが大変。」

(夏場なので、撒いた水が地面で暑くるなるような気温になる前に水やりをしなければいけないそうです)

 

しばらく愚痴を聞いていると、「というか、あんなに草木を入れたのは私じゃないのに!プンプン!」と機嫌が悪くなる始末。おばさんが入れたお花とかの手入れが大変になっているみたいです。。

 

この話、何か聞いたことあるな~と思ったら、うちの病院でも同じ現象が起きていたのに気づきました。

最近関わっている仕事で、医療機器の管理のお手伝い(臨床工学技士さんと一緒に管理方法をプランニングする)があるのですが、調べれば調べるほど、水をやらなければいけない草木のように、管理をしなければいけないはずの医療機器が出てきます。

 

もともとは、「機器に必要な防護具(例えばレーザー機器だったらゴーグルなど)が揃っていない」というところからこの仕事が始まったのですが、掘り返してみると、

医療機器機器に付属すべき防護具がない

→その医療機器の管理者が決まっていない部署がある

→そもそも病院全体のルールとして、医療機器管理の方針が十分でない

と、大元から整理する必要がありました。

 

病院全体のルールとしては、それぞれの機器の重要度を厚労省のクラス分類などで場合分けをして院内の機器に点検の優先順位をつけていくことで、

医療機器の管理者は、それぞれの部署で責任者を立ててもらい、点検を行う際の窓口役や毎年の予算申請を各責任者にお願いすることで、何とか対応が出来てきています。

 

しかし、もう一つの根本的な問題として、「新しい医療機器を購入する際に、管理者・管理方法まで決めておく」ことにも取り組まなければいけません。

草木を植える前に「誰が水やりや雑草取りをするのか」を考えるように、

医療機器も購入する際には「誰が、いつ、どのような頻度で点検をするのか?」「点検・維持費用も含めたランニングコストはいくらになるのか?」を考える必要があります。

事務部門の購買課とも相談し、機器購入の意思決定の際にこのような部分を一緒に審査してもらえるよう、提案をまとめているところです。

 

臨床工学科の部署の予算や人数が無限にあるわけではないので、今回のように各部署の責任者にうまく管理業務や予算立てを任せていかなければなりません。医療機器のことは、買うのは各部署の希望で、後の管理は技師さん任せ…とどの医療者も思い込んでいるのですが、このような仕組みを通じて責任の所在を明らかにし、購入=その後の維持にも関わること、を文化として根付かせていく必要があります。

 

病院全体で標準的に医療機器が管理され、安全に医療機器を使える仕組みができるまでにはもう少し時間がかかりそうですが、事務の立場から臨床工学技師の仕事を粘り強くサポートしていこうと思います。

資料に話をしてもらう

外資系の○○プレゼン術」みたいなものと逆を行く考えかもしれませんが、最近仕事をする中で、「自分の考えを視覚的に準備しておくこと」の大切さを痛感しています。

一言でいうと、相手と打ち合わせをしたり、プレゼンをする時には、「個人の話ではなく資料の内容を聞いてもらう」ということになるでしょうか。

 

もう辞めてしまった先輩なのですが、私が1年目の時にいただいたアドバイスの中でとても役に立っていることがあります。

「相手に話に行くときは、手書きでいいから紙一枚に自分の考えをまとめておいて、それを相手と見ながら話をするといい」ということです。

効果は色々とあって、

①同じ内容を視覚的にも相手と共有することで、お互いの理解が進むこと。

②話がズレてきたときに、紙の内容に立ち返って軌道修正ができること。

③紙に書いておくことで、相手もその前提に則って話を聞いてくれること。

ちなみに③のアドバイスには続きがあって、「大体の人は、紙に空いてある前提に沿って話を聞いてくれるけど、『ここに書いてある前提は間違っているから考え直しましょう』と言ってくれる人は頭がいいから、その人の意見に沿って話を進めるとよい」ということでした笑

 

もちろん、いずれは空中戦の打ち合わせを制覇できるような頭の切れ、プレゼン力、そしてハッタリをかます能力も必要になってくるのですが、

日々の仕事では一つの打ち合わせの生産性(決められた時間内に終わらせること、相手に早く内容を理解してもらい本題に入ること、など)を上げることを意識しなくてはいけません。

事前に話の大筋を紙にまとめておくことで、自分自身の理解度も深まります。

 

「打ち合わせは、空中戦ではなく、地上戦に持ち込む」を肝に銘じると、日々の仕事が進めやすくなるので、おすすめです。

よき監督論から考える、仕事への関わり方

病院という場所柄、職場にはいろいろな人がいます。

医師、看護師などの免許を持つ専門職から、われわれ事務職員、委託業者も清掃業者、受付スタッフ、物流を担う搬送スタッフなど様々です。

これらの人たちの間に入り、その人たちをまとめつつうまくリードしなければいけないのですが、これがなかなか難しい。特に異動してからは、自分の仕事が「自分が手を動かして終わる仕事」から「相手が手を動かして終わる仕事」に変化していっているので、この大変さを日々痛感しています。相手になるのは、自分が生まれたことから仕事をしているような人も多く、これまた一苦労…。

 

同じ背景を持つ人たちであれば「そうだよね」で終わる話に、いろんな根回しなり、事前に作業をしてもらったりが必要になります。

 

これらをする時に個人的に気を付けているのは、

「狙ったところに球を投げられない人にそっぽを向かない」ということです。

私は野球を観るのが好きで、それに興じて監督論みたいなところにも興味があるのですが、監督には大きく二つのタイプがあるようです。

①戦力が整備されたチームを強くし、優勝させることが上手な監督

②戦力が不十分なチームを整備し、中堅以上の順位に持っていくことが上手な監督

 

例えは古いですが、①は西武で黄金時代を築いた森監督、②はヤクルトや楽天を上位争いに食い込ませるチームにした野村監督が挙げられるようです。

このうち、今の仕事で大切な心持ちは、②のタイプにあるような気がします。

 

こちらが欲しい仕事を相手がしてくれなかったときに、どのように考えるか。

「これだからダメなんだ…」と言うのは簡単ですが、それだけだと相手との溝は埋まらないし、相手も楽しくありません。(やらされ仕事になってしまう)

こちらの指示だし、説明、事前のコミットメントに不備がなかったかをもう一度反省するようにしています。

もちろん、時には突き放して「○月○日までにこれを出してください」と厳しく接することも大切ですが、基本は相手にとって信頼でき、良き相談相手になれるキャラクターである必要があると思っています。

将来的には、このスタンスを厳しさ寄りに少しずつ変化させていかなければいけないのかもしれませんが、、それは部下を持った時にまた改めてわかることなのかもしれません。

とりあえず、自分の持っているプロジェクトの一つの節目まだあと2か月。

いい準備を皆さんとしていきます。

退院当日の看護師業務削減のカギは、退院前日の医師の業務にあった!

前の部署にいた時、看護師の業務改善の仕事に関わったことがありました。

その時に看護師から上がった意見の一つに、「患者が退院する当日の業務が多いため、朝早くから来てその準備する必要がある」というものがありました。

聞いてみると、退院日当日は退院薬の準備、各書類の準備、会計ができたかどうかの医事課への電話連絡、患者への今後の段取りの説明…確かに忙しそう。

 

 この現象を見ると、例えば「看護師の午前のシフト人数を手厚くする」「書類の準備は事務スタッフに手伝ってもらう」など、人やお金を投入する、または一部の仕事を別の部署にお願いするといった解決策が出そうですが、上司の考えた解決策は違うところにありました。

 

「医師に退院前日の早い時間に退院のオーダーを入れてもらえばいいのでは?」

 

患者の退院日に実際に手を動かしているのは看護師ですが、退院することを決めるのは医師です。

つまり、医師が退院前日までに退院日を決定し、早いうちからカルテに退院オーダーを出しておけば、看護師が事前に退院日の業務の準備ができるわけです。

退院日の業務を「①前日までに出来るもの」「②当日しか出来ないもの」の二つに分け、

①については前日までに済ませてしまえるような仕組みを作ればいいのでは?、というのが上司のアイデアでした。看護師の動きとして、午前中はルーチンの仕事に加え入退院の患者の対応に追われますが、午後はルーチンの仕事がほとんどなので、午後に翌日分の退院準備をすることができます。

このような考えの下、上司は「退院当日の看護師業務削減」のための問題点を、退院前日の医師の退院の意思決定&カルテへの入力という業務に設定したのです。

 

実際に調べてみると、退院オーダーをカルテに入力する時刻は退院日前日の夕方以降(=夕方の回診が終わってから)が多く、その結果夜勤帯~翌日の日勤帯の看護師が退院の準備に追われていました。

そこで診療科別・医師別にいつ退院オーダーを入力しているかを調査・フィードバックし、「退院オーダーを早く入れましょう」というキャンペーンを張って医師の行動を変えることで、患者退院日の業務のうち「前日までに出来るもの」をこなてしまい、退院当日の看護師業務削減の削減に成功した…というストーリーでした。

ちなみに退院予定が早く分かるようになったおかげで、退院薬の指導をする薬剤師、退院の会計を作る医事課の仕事も楽になった、というおまけエピソードまでついてきました。

 

様々な業務が絡み合っている退院当日の看護師の動きの中から、「退院前日の医師のオーダー入力」という問題点を設定し、そこにアプローチしたこの上司の仕事は、今までの社会人生活の中で特に印象に残っている仕事の一つです。

 

ということで、問題解決には論点の設定が大切ですよ!、というお話でした。

論点思考

論点思考

 

 

新卒採用のはなし

うちの病院では、途中色々あり、ここ2年くらい事務の採用活動をしていなかったのですが、どうやら今年の就活生から採用活動を再開するみたいです。

個人的にも、後輩を持ったことがないままの社会人生活なので、そろそろ後輩が欲しいなーと思っています。説明会でも少し話をさせてもらうことになったので、気が早いですがどんな人たちが来るのかを楽しみにしています。

 

実は僕の同期も含めてですが、3~8年目くらいの世代の人たちが立て続けに辞めていくという現象が起きています。

なぜ辞めてしまうのか?

理由は様々だと思いますが、会社側が関連する退職理由は下記の三つだと考えます。

 

①採用前…HPや説明会での発信するメッセージに誤りがある

「就職活動は会社と就活生の建前のぶつけ合い」というのは重々承知ですが、やはり入ってから働いてもらう以上、会社側でミスリードするようなメッセージを発信することはよくないと思っています。

労働条件や就労環境が提示していたものと違っていた、なんていうのは言語道断ですが、話し上手な特定のスタッフを広告塔のようにすることは、会社側にとって実はリスクのある活動のような気もしています。というのは、就職説明会の場で「こんな仕事ができるのか!」「こんな人と働けるのか!」と思っても、それが実現できる確率は極めて低いからです。

若手時代には下積みとして現場で文字通り汗水たらして働く期間があるはずですし、それ以外にも先輩から依頼される(押し付けられる)雑用がいっぱいあります。「そういった仕事があることくらい想像しとけ!」という会社の理屈は、「こんなはずじゃなかった!」という就活生の理屈と重なるところがないので、やはりここは会社が就活生の立場になって、ある程度具体的なキャリアパスや様々な先輩の仕事紹介の機会を作ってあげるべきだと思います。

 

②採用中…採用面接をする人の眼がよくない

「採用面接はコミュニケーション」とよく言いますが、面接でコミュニケーションがうまくいっても、辞める人は辞めます。上司に教えてもらったのですが、会社によっては、面接を担当したスタッフごとの退職率などを把握する仕組みがあるそうです。

評価項目のチェックリストはあると信じたいですが、そこにチェックを入れる際には必ずその人の主観が入ります。「誰の主観が正しいのか?」を数字で測ることは、継続的に安定した採用活動をする上で重要なのかもしれません。

とりあえず、うちの病院の場合は、退職が連続して発生した世代の面接官の採点結果をきちんと遂行するべきだと思います。なんて、こんなこと面と向かってはなかなか言えないけど…。

 

③採用後…人を育てる仕組みがない

これは一番難しい問題です。

現場は新人をどうしても労働力としてみてしまいがちです。仕事を教えるのは大変だし、一人前になった後は手放したくない。創造的で面白い仕事なんてどこにでも転がっている訳ではなく、淡々とこなす仕事が増えていき、このまま1年、5年、10年経っていくのか…と思い辞めていった、というのは私の辞めた同期の言葉です。

「ジョブローテーション制の導入」というのは簡単ですが、その文化をつくっていくのは人を出す側の現場であり、そこにマインドチェンジが起きるのにはまだまだ時間がかかりそうです。

 

とりあえず、今の私にできるのは、就活生の方に正しいメッセージを面白く伝えることですね。いつかは、③の採用後の仕組み作りに現場サイドで関わりたいんですが…いまは力を蓄えることにします。

プロの落語家を見たはなし

一昨日、立川談春さんの独演会に行ってきました。

2015年の年末に放送されたスペシャルドラマ「赤めだか」がすごい面白くて、

その後ドラマのもとになったエッセイも読んで、いつか生で落語を聞いてみたいな~と思ってたのですが、機会が合わなかったり、チケットの申し込みを忘れていたりでなかなか実現しませんでした。 

赤めだか [DVD]

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 今回、チケットに余りがあったの勢いで申し込み、仕事終わりに独演会に行くことが出来ました!

 

会場は、小田急線の狛江駅にある狛江エコルマホール…なんでこんな会場場所のチョイスなんでしょうか。(しかも1階はスーパーだった)

仕事の都合がどうしてもつかず、開演30分遅れでダッシュで会場へ。

急いで入場をしようとすると、モニター前へ通される…あ、途中入場禁止なんですね。。

演目は「居残り佐平治」。

遊ぶお金のない男が遊郭に行くも、支払いが出来ずに帳場の人たちを困らせ、挙句の果てには布団部屋に泊まり込んでしまう。

しかし、その佐平治が遊郭の常連さんに気に入られていき、そこで今まで働いてきた人の立場がなくなっていき…というお話でした。

 

前半の「支払いが出来ないけどとやかく理由をつけて逃れようとする客」は、私も病院で何度も出くわしたことがあり、

後半のいつのまにかその場に馴染んじゃうお調子者も、「こんな奴いるなぁ」と思ってみてしまい、落語未経験者にも優しいストーリーでした。

 

前半・後半合わせて100分くらいの演目だったのですが、これを一人でやりきる落語家ってほんとにすごいと、心から思いました。

トークショーだったら、相手の雰囲気を見ながら話を選ぶことが出来ますし、

漫才だったら、相方もいて、台本をベースにしながら会場の様子を見てアドリブも入れられる。

でも落語は、基本アドリブを入れられないはずですし、今回は居残り佐平治一本での口座でした。恐らく、お客さんの反応を見ながら、粒だてるシーンがあったり、早めに終わらせるシーンがあると思うのですが、それをたった一人の舞台で、何百人もの相手をやりきる胆力と技術…ただただ感服です。

結婚式の二次会の司会を頼まれ、完全台本トークでも緊張していた私とは偉違いです。当たり前か。

Youtubeで何でも見れちゃう世の中ですが、会場の中でしか味わえないライブ感、ヒリヒリ感ってとても大切だと思います。今年は月に1回くらい、こういうイベントに足を運んでみようと、今さらながら自分に誓いを立ててみたのでした。

 

そして立川談春の独演会も、また行ってみたいと思います。

「裏を返さぬは客の恥」、なので。

問題解決に取り組む前に、前提を見直す

「話の前提を知る」ということは、現場の問題を上司と話すときに、口を酸っぱくして言われることの一つです。 

 

例えば、「検査を依頼した医師に検査結果を電話で伝えたいのだが、つながらないことが多い。電話連絡の専属交換手のようなスタッフを近くにおいてほしい」という意見が現場から上がってきたときに、考えて行くステップは以下のような順番になると思います。

1.検査結果の電話連絡に関する取り決めはあるか(ルールの有無の話)

2.どこまで電話連絡をしなければならないことになっているか(ルールの内容の話)

3.電話連絡の取り決めを変えればその問題は解決できるか(ルールの見直し)

この3つの検証ステップは、「現状を維持にした場合問題が生じるか?」という観点から考えていくべきことであり、この検証を経てもなお、問題が解決しなさそうなときに、初めて「現状からの運用を変更する」というところに行きつきます。

 

例えば、もしかしたらこの意見を上げたスタッフは、

1の取り決めの存在を知らなかったのかもしれませんし、

2の連絡網について、決められている業務の一歩手前で連絡することを諦めてしまったのかもしれません。

また3で言えば、ルールには書かれていないが、話を聞いてくれそうな部署や人に相談しなかったのかもしれません。

 

ここまでリサーチをかけたうえで、初めて「では、現状維持も含めて対案を考えましょう」となります。

※ちなみに、今回の場合は、「ルールはあったが、電話連絡を途中で中断してしまった。でも相手が捕まるまで電話をかけ続けるのは大変なので、何とかしてください…」というお話でした。

 

「現象に飛びついてはいけない」ともよく上司は言うのですが、どんな組織のどんな仕事にも、前提になっているルールが何かしらあるはずですので、それを理解することが問題解決の第一歩なのだと感じます。